Признание расходов на приобретение программного обеспечения

Учет программного обеспечения в бухгалтерском учете

Признание расходов на приобретение программного обеспечения

Сегодня невозможно найти компанию, не применяющую в работе какое-либо программное обеспечение – от специализированных производственных и учетных программ до средств защиты и сервисов представления отчетности. О том, как отразить в учете программное обеспечение (ПО), пойдет речь в нашей публикации.

Особенности учета программного обеспечения

Электронная программа – итог интеллектуального труда, который может быть разработан собственными силами или приобретен у производителя либо дилера.

Покупая программное обеспечение, компания приобретает исключительные или неисключительные права на ее применение. Этот аспект и влияет на то, как должен осуществляться учет ПО.

По лицензионному договору на пользование ПО фирма получает неисключительные права (лицензию), а по договору отчуждения исключительных прав – то самое исключительное право на использование ПО.

Система учета программного обеспечения: исключительные права

Подобное право пользования ПО обычно возникает, если программа разрабатывается по заказу фирмы в соответствии с изложенными требованиями. При этом ПО учитывают в налоговом и бухучете как НМА (нематериальный актив).

Поставить на учет программное обеспечение следует по первоначальной стоимости, включающей в себя затраты, понесенные при покупке продукта. Если стоимость ПО не превышает 100 000 руб., то в налоговом учете актив признается неамортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), т. е. программу ценой до 100 000 руб. можно полностью списать на затраты в момент ввода в работу.

Срок полезного использования (СПИ) в налоговом учете определяется по техдокументации к ПО. Если установить его невозможно, фирма вправе сама определить срок службы, который не может быть менее 2-х лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).

В бухучете предельная граница стоимости ПО для идентификации его в качестве амортизируемого НМА не установлена, поэтому начислять износ следует по всем НМА с известным СПИ. По активам с неопределяемым СПИ амортизация не исчисляется, но ежегодно предприятия обязаны пересматривать и уточнять срок службы НМА, подтвердив невозможность определения или установив его (п. 27 ПБУ 14/2007).

Исключительное право на ПО не имеет временных рамок, поэтому в бухучете СПИ определяется, опираясь на период, в котором планируется его использовать. На практике, чтобы избежать расхождений в налоговом и бухучете, предприятия устанавливают для ПО одинаковый срок использования.

Учет программного обеспечения: проводки

Покупка ПО на условиях исключительного права фиксируется в бухучете следующими записями:

Операции Д/т К/т
Учтены затраты на приобретение ПО 08/5 60
ПО введено в эксплуатацию 04 08/5
Начисление ежемесячной амортизации в бухучете по НМА с известным СПИ 20,26,44 05
Программное обеспечение – налоговый учет:
– если затраты на покупку ПО не превышают 100000 руб. его полная стоимость списывается на расходы 20,26,44 04
– если стоимость ПО выше 100000 руб. – начисляется амортизация 20,26,44 05

Пример

Компания, работающая на ОСНО, в июле 2018 приобрела исключительные права на программное обеспечение для организации кадрового делопроизводства стоимостью 300 000 руб.

Регистрация перехода права на программное обеспечение, постановка на учет оформлена в июле 2018, при этом уплачена госпошлина в сумме 7500 руб. Срок действия исключительного права – 60 месяцев.

В налоговом и бухучете амортизация по НМА начисляется линейным способом.

Операции Д/т К/т Сумма
Учтены затраты на ПО:
Стоимость права пользования ПО по счету поставщика 08/5 60 300000
Уплата госпошлины 08/5 76 7500
Ввод ПО в эксплуатацию 04 08/5 307500
Начисление амортизации с августа 2018 (307500 / 60 мес.) 20,26,44 05 5125

По окончании СПИ (60 мес.) стоимость ПО будет учтена в расходах полностью. Если фирма захочет продлить действие исключительного права, то ПО не нужно списывать в бухучете, а продолжать учитывать с нулевой остаточной стоимостью. Сумму уплаченной в связи с этим госпошлины бухгалтеру придется отнести на текущие затраты.

Учет неисключительных прав на программное обеспечение

Покупка программного продукта по лицензионному соглашению дает приобретателю неисключительные права, подтверждаемые лицензией. В такой ситуации программа не может быть отнесена в состав НМА, поскольку собственностью фирмы не является. Учет затрат по ее приобретению будет осуществляться в расходах будущих периодов (РБП) на счете 97.

В налоговом учете такие затраты на ПО списывают ежемесячно равными долями в течение всего времени использования, т.е. периода действия лицензии. Если СПИ не означен в договоре, п. 4 ст. 1235 ГК РФ считает его заключенным на 5 лет, т. е.

затраты компания распределяет исходя из этого периода, устанавливая его самостоятельно. В бухучете списывать затраты по приобретению неисключительных прав на ПО можно, как и в налоговом – равными долями или одномоментно.

Обычно компании практикуют ведение БУ и НУ, равномерно распределяя расходы на весь период действия лицензии.

Кроме того, пользователь обязан вести учет лицензий программного обеспечения за балансом, открыв, например, новый счет 012 «НМА, полученные в пользование по лицензионному договору», поскольку неисключительное право на ПО у продавца является объектом НМА. Платежи за обновление программы учитывают в составе производственных текущих затрат.

Учет программного обеспечения в бухгалтерском учете 2018 при покупке с неисключительными правами осуществляется такими записями:

Операции Д/т К/т
Оплата за пользование программой 60,76 51
Приобретено право использования ПО 97 60,76
Лицензия на программное обеспечение (бухгалтерский учет) учтена за балансом в величине оценки по договору 012
Списание (ежемесячно) доли расходов будущих периодов (сумма затрат / количество месяцев пользования ПО) 20,26,44 97
Списание стоимости актива по завершении срока лицензии на использование ПО 012

Расходы на приобретение программ для ЭВМ и налог на прибыль

Признание расходов на приобретение программного обеспечения

Наверняка в вашей компании используются офисные и бухгалтерские компьютерные программы, какие-то базы данных и т.п. Эти программы требуют регулярного обновления или даже модификации, что ставит многих бухгалтеров в тупик – как в налоговом учете отражать расходы на приобретение программ для ЭВМ и на их обновление, зависит ли учет от того, какой вид права приобретается, и т.п.

Чтобы не запутаться в этих вопросах, давайте уточним, что именно НК РФ разрешает включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Читаем кодекс

В пп.26 п.1 ст.264 сказано, что отнести к этой группе расходов можно:

— расходы, связанные с приобретением компанией по договору с правообладателем прав на использование ПО (т.е. приобретаются неисключительные права),

— затраты организации, связанные с приобретением исключительных прав наПО, стоимость которого менее 40 тыс. руб.

Что касается расходов на обновление ПО, то об этом в вышеуказанной статье ничего не сказано. Но этот факт вовсе не означает, что нельзя признать в учете такие расходы. Ведь ст.252 НК РФ устанавливает общее правило: признанию подлежат все расходы, которые экономически обоснованы и документально подтверждены. Кроме того, указанный в п.1 ст.264 Кодекса перечень расходов является открытым.

Основание списать любые расходы дает и пп.49 п.1 ст.264 НК РФ, если налогоплательщик может доказать не только их обоснованность, но и связь с производственными и реализационными процессами.

Что говорят чиновники?

Позиция Минфина по вышеописанным вопросам однозначна: данные расходы в целях налогообложения следует признавать в течение всего срока их использования равными долями.

Но ведь срок использования программ не всегда определен, да и обновления баз данных и программного обеспечения зачастую нерегулярны. Как быть в этом случае?

Чиновники предлагают такое решение:

— если срок лицензионного соглашения на неисключительное право пользования продуктом ограничен, то при исчислении налоговой базы организация должна учитывать расходы на его приобретение равномерно в течение нескольких отчетных периодов (до завершения срока действия договора);

— если же в договоре не оговорен срок использования ПО, то компания самостоятельно определяет, сколько она будет учитывать расходы на приобретение программ для ЭВМ с целью налогообложения прибыли. Распределение расходов в подобной ситуации также должно основываться на принципе равномерности признания доходов и расходов.

Относительно расходов на обновление программ для компьютеров или их модификацию финансисты придерживаются мнения, что данные расходы также следует признавать равномерно, но уже в течение оставшегося времени использования обновленного продукта. Фактически налогоплательщику предлагается после обновления программного обеспечения корректировать все расходы по использованию данного продукта, подлежащие признанию в последующих периодах.

На практике это выглядит так: к недосписанной на момент обновления сумме первоначального платежа за право пользования компьютерной программой надо прибавить сумму расходов на обновление либо модернизацию этой программы.

Конечно, работы по обновлению или усовершенствованию программного обеспечения и баз данных проводятся с разной периодичностью, следовательно, и бухгалтеру нужно будет по-разному действовать при признании расходов в налоговом учете.

Проще всего обстоят дела с регулярными обновлениями (например, раз в неделю или месяц), ведь оплата за них также производится ежемесячно, и такие расходы автоматически оказываются равномерными. Поэтому бухгалтеру остается только ежемесячно признавать данные расходы по мере их осуществления.

А вот если программа подверглась единовременной модификации (усовершенствованию), то придется применить предложенную финансистами методику.

Например, если организация купила компьютерную программу два года назад, а срок ее использования по лицензионному соглашению составляет пять лет, то при модификации этой программы стоимость выполненных работ надо будет списывать равномерно в течение последующих трех лет (т.е. оставшегося срока пользования усовершенствованной программой).

Пример

ЗАО «Импульс» использует в своей деятельности программу 1С: Бухгалтерия 8.2, которая была приобретена в июле 2013 года. Первоначальная версия этой программы – «Базовая», ее стоимость – 3 312 рублей. В договоре указано, что срок использования программы составляет 2 года.

С января 2014 года версия данной программы увеличена до «ПРОФ», за что поставщику было доплачено 8280 рублей. До окончания использования программы осталось 18 месяцев.

В это же время компания заключила договор с ООО «Старт» на информационно-техническое сопровождение с января по июнь 2014 года (6 месяцев), общая стоимость услуг составляет 6000 рублей без НДС.

В целях налогообложения компания ежемесячно включает в расходы, связанные с производством и реализацией, такие суммы:

— с июля по декабрь 2013 года:

3312 руб. / 24 мес. = 138 руб.;

— с января по июнь 2014 года:

3312 руб. / 24 мес. = 138 руб.

8280 руб. / 18 мес. = 460 руб.

6000 руб. / 6 мес. = 1000 руб.

Итого: 1598 руб.;

— с июля 2014 года по июнь 2015 года:

3312 руб. / 24 мес. = 138 руб.

8280 руб. / 18 мес. = 460 руб.

Итого: 598 руб.

Судебная практика

В отличие от чиновников судьи признают право организаций на единовременное признание затрат на приобретение либо обновление ПО. К примеру, в Постановлении ФАС Московского округа от 28.12.2010г.

№КА-А40/15824-10 по делу №А40-168732/09-127-1389 сказано, что глава 25 НК РФ не устанавливает для налогоплательщиков необходимость равномерного признания «компьютерных» расходов, следовательно, налогоплательщики имеют право учитывать такие затраты единовременно.

Источник: //pommp.ru/nalogi/rashodyi-na-priobretenie-programm-dlya-evm-i-nalog-na-pribyil/

Проф-юрист